Le partage email est disponible sur les plans Premium, Entreprise et Sur mesure.
Notre éditeur d'email vous permet de créer un email personnalisé pour diffuser votre questionnaire, d'envoyer des relances ainsi que des emails post réponses (remerciements, rappels).
Voici comment partager votre questionnaire avec notre partage email :
Accédez à la page de diffusion.
Cliquez sur l'icône Email puis éditez le contenu de votre email. L'édition de l'email est détaillé dans cet article.
Lorsque vous êtes satisfait.e de votre email cliquez sur le bouton "Envoyer" en haut à droite.
Vous pouvez envoyer votre campagne à partir d'une liste de contacts ou d'une API (bientôt disponible).
Si vous choisissez la liste de contacts vous devez d'abord entrez les données de vos contacts en copiant votre fichier depuis un tableur et en le collant sur Oktave. En fonction de la source de votre fichier (excel, libre office) et de son format (xls, csv) les colonnes sont délimitées par une tabulation, une virgule ou un point virgule (séparateurs acceptés sur Oktave). Notez que pour le partage email, seul l'email est nécessaire pour l'envoi de la campagne mais vous pouvez inclure d'autres données que vous souhaitez retrouver aux moments des résultats comme la civilité, le nom, le prénom, etc.
Si cette étape copier-coller ne vous semble pas clair, retrouvez une vidéo de démonstration en bas de l'article.
6. Cliquez sur le bouton "Suivant" puis effectuer l'action "Mapping" c'est à dire faites correspondre les données de votre fichier au type de champ sur Oktave. Les variables que vous aurez précédemment intégrées dans l'édition de l'email pour le personnaliser seront également visibles dans la partie mapping.
7. Cliquez sur "Suivant" pour valider votre campagne et pour l'envoyer. Sur cette dernière étape vous avez le récapitulatif de votre campagne avec le nombre de destinataires final (il peut varier par rapport à votre fichier initial puisque nous traitons les doublons et les données invalides comme les erreurs de saisie d'adresse email). Au moment de cliquer sur "Envoyer" vous pouvez décider de choisir à quel moment vous souhaitez envoyer votre campagne : immédiatement, dans x temps ou programmé à une date spécifique.
L'étape copier-coller de votre liste de contacts sur Oktave vous semble toujours confuse ? Voici une petite vidéo :
Editer une campagne en cours d'envoi
Une fois votre campagne envoyée, celle-ci reste modifiable pour les envois en cours et à venir.
Les modifications sans impact
Certaines modifications sont sans impact sur les envois en cours. Les modifications de texte, de question incluse ou encore les images et autres configurations graphiques des emails.
Les emails des contacts déjà envoyés ne seront pas mis à jour, les emails pour les contacts encore non-envoyés seront mis à jour.
Les modifications avec impacts
D'autres modifications quant à elles impactent les envois en cours. Les changements de délai, l'ajout/suppression d'email de relance ou post-réponse.
L'ajout d'un email de relance ou post-réponse ne sera pas pris en compte sur un envoi déjà en cours.
La suppression d'un email de relance ou post-réponse impactera un envoi en cours.
Les nouveaux délais pour les emails de relance ne seront pas pris en compte sur les envois en cours.
A quel moment un email est il programmé ?
Les emails ayant un délai d'envoi (ou non) sont programmé à la fin de l'exécution de l'envoi de l'email précédent. Autrement dit, les envois sont séquentiels, lorsqu'un email est envoyé à tous les contacts concernés, nous cherchons l'email suivant (relance) pour préparer son exécution d'envoi avec le délai configuré à l'instant T.
Ainsi un envoi initial initié à 10h, qui se termine à 10h32, c'est à dire une fois tous les emails envoyés. Alors la relance sera programmée à 10h32 + le délai. Et c'est de cette façon que chaque séquence est programmée dans le cas de relances multiples.
Seuls les email post-réponse sont traités au cas par cas au moment de la validation de la réponse. Ils sont donc tous programmé à cet instant.
Ainsi si un délai ou une date d'emails post-réponse est modifié•e, alors cette configuration ne sera prise en compte que pour les réponses à venir, ce n'est pas rétroactif.