La fonctionnalité alerte sur réponse est un moteur de règles qui vous permet de programmer des envois de mails, SMS ou des notifications Slack en fonction des réponses obtenues à un questionnaire.
Son but est de vous permettre de prendre des mesures immédiates en fonction des réponses des clients que vous avez reçues.
Une alerte se crée à l'échelle d'un questionnaire, vous devez aller dans l'onglet "Alertes sur réponse" pour commencer.
Cliquez sur le bouton dans le coin inférieur gauche "Créer une nouvelle alerte".
Cliquez sur la nouvelle alerte créée.
Le premier bandeau "Informations" vous permet de modifier le nom de l'alerte. En dessous vous avez une représentation graphique des alertes, qui tant que vous n'avez pas reçu d'alerte est vide.
Configurer le déclencheur
Le déclencheur est l'élément qui va vous permettre de choisir sur quelle réponse vous souhaitez recevoir l'alerte. Par exemple une question NPS pour laquelle la réponse serait inférieure à 6.
Le déclencheur est composé d'un événement et d'une ou plusieurs conditions.
Commencez par choisir l'événement (vous trouverez plus d'informations sur le choix de l'événement dans cet article)
Puis ajoutez-le ou la condition de réponse.
N'oubliez pas de cliquer sur enregistrer en bas à droite.
Créer une action
Avec l'action vous choisissez sous quelle forme vous souhaitez recevoir l'alerte : par email, par sms ou sur Slack. Sachez que vous pouvez créer plusieurs actions et donc recevoir l'alerte sur plusieurs canaux.
Cliquez sur "+ Ajouter une action"
Choisissez le canal sur lequel vous voulez recevoir l'alerte
Editez le message de l'alerte.
Exemple avec l'envoi d'une alerte par email :
Complétez l'expéditeur de l'alerte ainsi que le sujet de l'email.
Editez le contenu de l'email. C'est l'endroit pour ajouter des variables dynamiques afin d'identifier le répondant. Ajoutez des informations comme le prénom, le nom et le téléphone ou à défaut l'email pour recontacter rapidement le répondant.
Intégrez les réponses au contenu de l'email. Cette étape est facultative, vous pouvez aussi bien intégrer toutes les réponses comme aucune. Vous pouvez aussi ajouter directement dans le contenu de l'email une réponse à une question en intégrant cette variable : $$_ANWSER:X$$ (X est à remplacer par le numéro de la question).
Enfin ajoutez les destinataires. Le destinataire peut être vous ou une personne externe. Vous avez la possibilité d'utiliser une variable dynamique afin de personnaliser l'envoi de l'alerte en fonction du répondant (ex: $$email_conseiller$$). Dans ce cas-là il faudra diffuser votre questionnaire avec le partage email Oktave afin de s'assurer que le lien soit fait avec la liste de contacts.
Rendu de l'alerte :
Il ne vous reste plus qu'à activer votre alerte en cliquant sur les deux boutons switch.
Au fil du temps vous pouvez temporairement désactiver une alerte, ou bien la supprimer.