Le RGPD est aujourd'hui une étape importante et inévitable de la gestion des données de vos répondants.
En tant que sous-traitant de vos données Oktave se doit de vous mettre à disposition des outils vous permettant de gérer au mieux les cas d'usage liés au RGPD.
Afin de vous aider dans votre tâche, Oktave vous permet de marquer vos questions comme étant liées à de la donnée à caractère personnel. Cette fonctionnalité est disponible pour chaque typologie de question. Vous pouvez ainsi préciser que telle ou telle question ou encore tel ou tel champ de formulaire est lié à une donnée personnelle.
Ce marquage est essentiel car il est le point d'entrée des fonctionnalités à suivre.
Une fois vos questions marquées, certaines fonctionnalités évoluent :
Les données liées aux questions à réponse courte et formulaire sont par défaut masquées dans l'interface (graphique et tableau des réponses). Un petit icône vous permet alors d'afficher la donnée en claire ou non.
Des actions liés au RGPD sont disponibles au niveau de chacune des réponses afin que vous permettre l'anonymisation voir la suppression des données à caractère personnel.
Quelles sont les actions réalisables sur les données à caractère personnel ?
Le RGPD vous oblige à être en mesure :
d'anonymiser les données d'un répondant
de supprimer les données d'un répondant
ATTENTION !
Les fonctions liées à la mise en application du RGPD sur les données des répondants sont irréversibles, toute donnée effacée l'est de façon définitive.
L'anonymisation
Il s'agit d'une technique permettant d’empêcher de manière irréversible l’identification d’une donnée. Oktave vous permet donc 2 niveaux de mise en application.
La première, étant l'altération des données "ouvertes" à caractère personnel, pour les questions à réponse courte et formulaire uniquement. Ainsi toutes les réponses aux champs de formulaire sont modifiées afin de remplacer tous les caractères par des caractères dièses ("#").
Exemple: "J'appelle Mr Dupont, mon numéro de portable est 0612345789, rappelez-moi !" devient "#'####### ## ######, ### ###### ## ######## ### ##########, ########-### !". Les ponctuations sont conservées afin de conserver la teneur du message.La seconde est l'effacement des données à caractère personnel, pour les questions à réponse courte et formulaire toutes les données sont mises à blanc. Pour les autres types de question comme "Choix multiple", les réponses sont effacées.
Cette anonymisation à l'avantage de vous permettre de conserver les réponses aux autres questions (non marquées).
L'effacement
Au sens du RGPD, anonymiser les données a la même efficacité que les effacer. Malgré cela, Oktave vous permet l'effacement d'une réponse complète toutes questions confondues.
ATTENTION !
Les fonctions liées à la mise en application du RGPD sur les données des répondants sont irréversibles, toute donnée effacée l'est de façon définitive.